Obieg dokumentów w firmie – jego rola i wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa
Obieg dokumentów w firmie to proces przekazywania, weryfikowania i akceptowania dokumentów wewnętrznych lub zewnętrznych w organizacji. Opisywany proces obejmuje różnego rodzaju dokumenty, takie jak faktury, umowy, raporty, pisma, czy inne ważne informacje.
Proces obiegu dokumentacji złożony jest w kilku kroków, takich jak m.in.:
- Tworzenie dokumentu: Pierwszym etapem jest stworzenie dokumentu. Może to być wewnętrzny raport, umowa z klientem, czy inny rodzaj dokumentu.
- Weryfikacja i akceptacja: Następnie dokument przechodzi przez proces weryfikacji i akceptacji. Oznacza to, że odpowiednie osoby lub departamenty sprawdzają zawartość i potwierdzają, że jest ona zgodna z wymaganiami lub politykami firmy.
- Przekazywanie i notatki: Po zatwierdzeniu dokumentu, może on być przekazywany między różnymi działami lub pracownikami w organizacji.
- Archiwizacja i przechowywanie: Po finalizacji procesu dokument może zostać zarchiwizowany w odpowiedni sposób, zgodnie z polityką przechowywania dokumentów.
Obieg dokumentów w firmie jest kluczowym elementem efektywnego funkcjonowania organizacji. Poprawnie zorganizowany zapewnia szybką i kontrolowaną wymianę informacji, redukcję błędów i opóźnień na gruncie realizacji zleconych prac. Dodatkowo umożliwia zachowanie zgodności z przepisami oraz zwiększa poziom bezpieczeństwa i kontroli nad dokumentacją. Jak zatem zapewnić firmie odpowiednią organizację nadmienionego procesu? Czy lepszym rozwiązaniem będzie postać klasyczna – czyli papierowa– czy może automatyzacja przy użyciu profesjonalnego oprogramowania?
Postać klasyczna – obieg dokumentacji w formie papierowej
W przypadku papierowego obiegu dokumentów w firmie, każdy dokument przechodzi przez kolejne etapy, tworząc nieodzowną część codziennej pracy. To proces, który w znacznym stopniu opiera się na pracy manualnej oraz komunikacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami firmy.
- Tworzenie dokumentu: W pierwszej fazie, dokument powstaje w formie papierowej. Może to być na przykład faktura, umowa, czy raport. Pracownik odpowiedzialny za jego stworzenie skrupulatnie wypełnia dane i treść na wydruku.
- Pieczętowanie i sygnatura: Po przygotowaniu dokumentu, może być konieczne zaopatrzenie go w oficjalne oznaczenia, takie jak pieczątka lub podpis. Pieczątka firmowa, jak pieczęć na listach w przeszłości, potwierdza autentyczność i ważność dokumentu.
- Kontrola i akceptacja: Kolejnym etapem jest proces weryfikacji i akceptacji. Dokument przechodzi przez ręce odpowiednich pracowników lub działów, którzy sprawdzają jego treść i zgodność z wymaganiami.
- Notatki i komentarze: W trakcie obiegu dokumentu, pracownicy mogą dodawać notatki lub komentarze, które mają na celu ułatwienie komunikacji i przekazywanie dodatkowych informacji.
- Przekazywanie i ewidencjonowanie: Po zatwierdzeniu dokumentu, może on być przekazywany między różnymi pracownikami lub działami. Istotnym jest, aby na każdym etapie prac uzupełniać ewidencję. Dzięki temu możliwe jest śledzenie „drogi” jaką przechodzi dokument.
- Przechowywanie i archiwizacja: Po zakończeniu procesu, dokument musi być odpowiednio zarchiwizowany, zgodnie z polityką firmy dotyczącą przechowywania dokumentów.
W przypadku papierowego obiegu dokumentów, na każdym etapie prac wymagana jest precyzja i dokładność, gdyż w innym przypadku może dojść do zagubienia czy też popełnienia błędów. Kolejną trudnością czekającą na firmy wybierające opisywaną formę obiegu dokumentacji, są ograniczenia związane z fizycznym transportem dokumentów.
Wady pracy z papierowym obiegiem dokumentów
- Labirynt biurokracji: W papierowym obiegu dokumentów, często dokumenty przemieszczają się przez biuro w sposób nieregularny i nieprzewidywalny. Może to przypominać labirynt, gdzie trudno jest śledzić ich trasę oraz zrozumieć, w jakim momencie znajdują się w procesie.
- Niski poziom ochrony danych: W dobie wzrastających wymagań dotyczących ochrony danych, papierowe dokumenty są mniej bezpieczne niż ich cyfrowe odpowiedniki. Ich fizyczna obecność sprawia, że są bardziej podatne na utratę lub nieuprawnione ujawnienie.
- Bariery dla pracowników zdalnych: W przypadku pracowników pracujących zdalnie, papierowy obieg dokumentów może być szczególnie nieefektywny. Konieczność przekazywania dokumentów drogą pocztową lub kurierską może spowodować opóźnienia i utrudnienia w pracy.
- Koszty archiwizacji i przechowywania: Składowanie i przechowywanie papierowych dokumentów może być kosztowne. Konieczność utrzymania fizycznego archiwum, które zajmuje miejsce i wymaga odpowiednich warunków, generuje dodatkowe wydatki dla firmy.
- Zagrożenie dla środowiska naturalnego: Produkcja i utylizacja papieru ma negatywny wpływ na środowisko. Zwiększone zużycie papieru w procesie obiegu dokumentów może przyczyniać się do wycinki drzew i zanieczyszczenia środowiska.
- Brak automatyzacji procesu: W przeciwieństwie do procesów cyfrowych, gdzie można zaimplementować automatyzację i przypomnienia, papierowy obieg dokumentów wymaga ręcznej koordynacji i nadzoru. To może prowadzić do opóźnień w realizacji zleceń.
- Ryzyko błędów ludzkich: Ręczna praca z dokumentami zwiększa ryzyko popełnienia błędów, takich jak pomyłki we wprowadzaniu danych, nieczytelne pismo czy zgubienie dokumentów.
System workflow – skuteczne usprawnienie procesu obiegu dokumentacji w firmie
System workflow to specjalny rodzaj oprogramowania, które harmonizuje poszczególne kroki w procesie operacyjnym, nadając im odpowiednią kolejność. Ten rodzaj oprogramowania ukierunkowuje i synchronizuje działania poszczególnych działów/pracowników, aby osiągnąć efektywność i przyspieszyć realizację zleconych zadań biznesowych.
W centrum systemu workflow leży zestaw reguł i procedur, które określają, kiedy, jak i gdzie ma miejsce każdy krok w procesie. Systemy workflow umożliwiają automatyzację wielu rutynowych zadań i decyzji, pozwalając pracownikom na skupienie się na bardziej kreatywnych i strategicznych aspektach pracy. Dodatkowo, dostarczają pełnej przejrzystości procesu, co ułatwia monitorowanie, raportowanie i doskonalenie na gruncie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Podsumowując, system workflow to wirtuoz, który kieruje poszczególnymi krokami w procesie biznesowym, sprawiając, że wszystko płynie jak dobrze zsynchronizowany taniec. To nieoceniony partner w doskonaleniu operacyjnej wydajności i osiąganiu perfekcji w realizacji zadań biznesowych.
Jak działa system workflow?
Obieg dokumentów z wykorzystaniem systemu workflow przebiega w sposób zautomatyzowany i skoordynowany. Przykładowy przebieg pracy z opisywanym narzędziem może przedstawiać się następująco:
Inicjacja procesu
- Proces rozpoczyna się od utworzenia nowego dokumentu lub wprowadzenia go do systemu.
- System workflow identyfikuje typ dokumentu i przypisuje mu odpowiedni zestaw reguł i procedur.
Automatyczna kategoryzacja
- Na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł, system automatycznie przypisuje dokument do odpowiedniej kategorii lub typu procesu.
Wyznaczenie zadań i uczestników
- System określa, kto jest odpowiedzialny za wykonanie kolejnych kroków w procesie. To może być jeden pracownik, grupa osób lub całe działy.
Przekazywanie i notyfikacje
- Dokument jest przekazywany do pierwszego uczestnika w procesie, któremu przypisano zadanie do wykonania.
- Uczestnicy otrzymują automatyczne powiadomienia e-mailowe lub w systemie o przypisanym zadaniu.
Weryfikacja i akceptacja
- Uczestnik dokonuje weryfikacji i podjęcia decyzji dotyczącej dokumentu, np. akceptacja, odrzucenie, czy żądanie dodatkowych informacji.
- Rozgałęzianie procesu (w razie potrzeby) – w zależności od decyzji podjętej przez uczestnika, proces może podzielić się na różne ścieżki.
Automatyczne przekierowanie
- System może automatycznie przekierować dokument do kolejnego odpowiedniego uczestnika w procesie, zgodnie z określonymi regułami.
Synchronizacja zadań
- Uczestnicy w różnych etapach procesu mogą równolegle wykonywać swoje zadania, a system zapewnia synchronizację działań.
Monitorowanie postępu i raportowanie
- Zarządzający procesem mogą na bieżąco monitorować postępy, sprawdzać, kto wykonał jakie zadania oraz jakie są obecne statystyki i dane dotyczące procesu.
Zakończenie procesu
- Po przejściu przez wszystkie etapy, dokument może zostać zakończony lub przekazany do archiwizacji.
Analiza i doskonalenie
- Po zakończeniu procesu, system workflow umożliwia analizę danych i wydajności, co pozwala na identyfikację obszarów do usprawnienia lub automatyzacji.
Praca z narzędziem typu workflow charakteryzuje się elastycznością, skalowalnością i zdolnością do dostosowania do różnych rodzajów dokumentów i procesów w organizacji. Dzięki systemowi workflow, firma może zyskać na efektywności, precyzji i przejrzystości w zarządzaniu obiegiem dokumentów.
Zalety systemu workflow
- Efektywność procesów biznesowych – system workflow automatyzuje i usprawnia przepływ pracy, eliminując potrzebę ręcznej koordynacji. Dzięki temu, procesy biznesowe są szybsze i bardziej efektywne.
- Zwiększona produktywność zespołu – automatyzacja wielu rutynowych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych aspektach ich pracy, co z kolei prowadzi do wzrostu produktywności.
- Skrócenie czasu realizacji zadań – system workflow umożliwia szybsze przekazywanie dokumentów między pracownikami, eliminując opóźnienia spowodowane fizycznym transportem papierowych dokumentów.
- Pełna przejrzystość procesu – dzięki systemowi workflow, każdy etap procesu jest dokładnie dokumentowany, co umożliwia łatwe śledzenie postępu i analizę wydajności.
- Redukcja błędów ludzkich – automatyzacja procesów ogranicza ryzyko popełnienia błędów ludzkich, takich jak pomyłki w wprowadzaniu danych czy zgubienie dokumentów.
- Lepsze zarządzanie priorytetami – systemy workflow mogą automatycznie przypisywać terminy wykonania zadań, co pomaga w zarządzaniu priorytetami i kontrolowaniu czasu realizacji.
- Zgodność z przepisami i regulacjami – dzięki ścisłym regułom i procedurom, system workflow pomaga w zachowaniu zgodności z przepisami i regulacjami branżowymi lub prawnymi.
- Dostępność z dowolnego miejsca – w przypadku systemów opartych na chmurze, użytkownicy mogą mieć dostęp do procesów workflow z dowolnego miejsca na świecie, co ułatwia pracę zdalną i mobilną.
- Skalowalność – systemy workflow są łatwo skalowalne, co oznacza, że można je dostosować do rosnących potrzeb i wymagań organizacji.
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej – wszystkie informacje i komunikaty dotyczące procesów są gromadzone w jednym miejscu, co ułatwia komunikację między pracownikami i działami.
- Analiza danych i doskonalenie procesów – systemy workflow dostarczają narzędzi do analizy danych, co pozwala na identyfikację obszarów do usprawnienia i doskonalenia procesów.
Praca z systemem workflow przekłada się na zwiększenie wydajności, precyzji i przejrzystości w zarządzaniu procesami biznesowymi, co w konsekwencji owocuje poprawą ogólnej efektywności organizacji. Wszystkie, powyższe funkcjonalności znajdziesz m.in. w programie workflow Hogart SimpleMobilePlus. Hogart SimpleMobilePlus to innowacyjny system stworzony z myślą o wdrażaniu i tworzeniu dowolnych procesów obiegu dokumentów w firmie.
Dowiedz się więcej na stronie: https://hba.hogart.com.pl/hogart-obieg-dokumentow-workflow/