W ostatnich dniach Ministerstwo Finansów ogłosiło przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmiana ta jest odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorców oraz wyniki przeprowadzonego audytu informatycznego systemu. Co dalej z systemem KSeF?
Nowy termin wdrożenia KSeF – skąd taka decyzja?
Początkowo KSeF miał zostać wprowadzony w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 roku. Jednakże, po zdiagnozowaniu błędów, które uniemożliwiały wprowadzenie systemu w zakładanym terminie, Ministerstwo Finansów zdecydowało o przesunięciu terminu wdrożenia.
Wyniki audytu KSeF
Podczas konferencji prasowej Minister finansów Andrzej Domański i szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda przedstawili wyniki zewnętrznego audytu KSeF. Audyt wykazał liczne, krytyczne wady systemu, które uzasadniają przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF.
Mowa o szeregu nieprawidłowości, w tym przede wszystkim źle zaprojektowanej architekturze IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania. Błądy popełnione zostały również od strony zarządzania projektem (m.in. niewłaściwy nadzór czy dokumentacja prowadzona w sposób mało przejrzysty i nieustrukturyzowany).
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF. – powiedział Minister Finansów.
System KSeF – rozpoczęcie prac od zera?
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny. – powiedział Marcin Łoboda, Szef KAS.
Jak przyznał Minister finansów, Andrzej Domański, szacowany koszt strat wynikający z opóźnionego wejścia w życie systemu KSeF wynosi 30 mln zł. Pomimo tego wpływy z VAT wykazują tendencję wzrostową i nie są zagrożone, co świadczyć może o elastyczności polskiego systemu podatkowego.
Zmiany legislacyjne
Po decyzji o audycie Ministerstwo Finansów zorganizowało cykl spotkań konsultacyjnych, w których wzięło udział około 10 tys. uczestników. Informacje uzyskane podczas spotkań staną się podstawą do prac nad zmianami legislacyjnymi. W związku z istotnym przesunięciem terminu wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów zdecydowało, że proces legislacyjny będzie podzielony na dwa etapy.
Wdrożenie etapowe
Proces uruchomienia obowiązkowego KSeF zakłada etapowe wdrażanie obligatoryjnej postaci systemu.
Jedną z rekomendacji pokontrolnych było fazowanie projektu, czyli jego stopniowe wdrażanie. Będzie on obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 mln zł KSeF , a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. – powiedział Andrzej Domański, Minister finansów.
Opinie przedsiębiorców
Decyzja o przesunięciu terminu została podjęta również w świetle opinii przedsiębiorców, którzy wyrazili potrzebę większej ilości czasu na przygotowanie się do nowych regulacji. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ważne jest, aby system był stabilny i przewidywalny dla użytkowników.
Szkolenia w urzędach skarbowych – ruszy akcja informacyjno-edukacyjna
Przesunięcie daty wejścia w życie systemu KSeF wywarło także wpływ na kalendarz zapowiadanych działań informacyjno-edukacyjnych.
Operacyjnie jesteśmy gotowi. Przeszkoliliśmy już około tysiąca pracowników. Po wakacjach rozpoczną oni pierwsze szkolenia dla przedsiębiorców. Od stycznia 2025 r. będziemy zwiększać częstotliwość szkoleń, w miarę zbliżania się terminu wdrożenia. – powiedział Marcin Łoboda, Szef KAS.
W każdym urzędzie skarbowym przedsiębiorcy będą mieli możliwość skorzystania z indywidualnych konsultacji dotyczących korzystania z KSeF. Dodatkowo zaplanowane zostało uruchomienie infolinii Krajowej Informacji Skarbowej dedykowanej sprawom związanym z KSeF. Start infolinii przewidywany jest na początek roku 2025. Wsparciem dla prowadzonych działań szkoleniowych szeroka akcja informacyjna.
E-faktura dopiero od 2026 r.?
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy chętni do przejścia z faktury papierowej na elektroniczną, nie muszą czekać do roku 2026, aby korzystać z systemu KSeF. W praktyce bowiem, mogą oni go dobrowolnie użytkować od 1 stycznia 2022 roku. W jaki sposób? Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze sprawdzonego narzędzia finansowo-księgowego, takiego jak Hogart KSeF. Czym jest opisywana aplikacja?
Hogart KSeF to na bieżąco rozbudowywana platforma stworzona z myślą o integracji systemu ERP firmy z Krajowym Systemem e-Faktur. Narzędzie współpracuje z wieloma programami ERP – takimi jak SAP, INFOR SunSystems, Oracle, Microsoft Dynamics czy Comarch Optima.
Hogart KSeF to:
- Łączenie danych z różnych źródeł w różnych formatach.
- Kodowanie i mapowanie danych, co eliminuje problemy związane z różnymi formatami danych w systemach ERP i KSeF.
- Kontrolowanie procesu wymiany danych między systemami ERP, a KSeF.
- Weryfikowanie i edycję danych, w tym diagnozowanie ewentualnych błędów, jak również edycję danych przed wysłaniem do KSeF.
- Archiwizowanie procesu pobierania, przygotowywania, edycji i wysyłki danych
- Podpisywanie, wysyłkę danych wraz z pobraniem i zarchiwizowaniem potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.
Poznaj szczegóły pracy z programem Hogart KSeF https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/. Polecamy także wersję dla małych firm czyli Hogart KSeFcio: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.