W dniu 16 marca 2023 r. na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów opublikowany został komunikat informujący o pozytywnym zaopiniowaniu projektu ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, przez Stały Komitet Rady Ministrów (SKRM). Wejście w życie obigatoryjnego KSeF to nie tylko kolejny, duży krok ustawodawcy w stronę digitalizacji sektora publicznego ale również możliwość łatwiejszego i szybszego prowadzenia biznesu przez polskich przedsiębiorców.
Czym jest KSeF i kto może z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) określany bywa również mianem Centralnego Rejestru Faktur (CRF) bądź też Centralnej Bazy Faktur. Możliwość korzystania z KSeF została wprowadzona 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Platforma będąca istotnym elementem pakietu SLIM VAT 2 stworzona została z myślą o wystawianiu oraz udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo KSeF pozwala także na:
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Z platformy KSeF mogą korzystać:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP.
Obowiązkowy KSeF – od kiedy?
Polscy przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur elektronicznych przy wykorzystaniu platformy KSeF od 1 stycznia 2022 r. Podkreślić należy, iż aktualnie jest to możliwość, nie zaś obowiązek. Taki stan rzeczy zmienić się ma bowiem 1 lipca 2024 r. gdyż to właśnie na ten dzień planowane jest wdrożenie obligatoryjnego KSeF. Tym samym do lipca 2024 r. polscy przedsiębiorcy zobowiązani będą do wystawiania faktur elektronicznych przy użyciu systemu KSeF. Wyjątkiem od tej zasady objęci zostaną jedynie podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. W przypadku tych dwóch grup przedsiębiorców, data wejścia w życie obowiązkowego KSeF ustalona została na 1 stycznia 2025 r.
Istotne zmiany w projekcie ustawy o KSeF
Zgodnie z treścią komunikatu zamieszczonego na stronie Ministerstwa Finansów, główne zmiany jakie znalazły się w projekcie ustawy o KSeF obejmują m.in.:
- Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
e-WIS – elektronizacja wiążących informacji
Poza wyżej wspomnianymi zmianami w KSeF, projekt ustawy przewiduje również wdrożenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Ustawodawca nie planuje jednak tworzenie nowych rozwiązań od podstaw, a jedynie rozbudowę oraz odpowiednie dostosowanie aktualnie funkcjonujących systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC). To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, gdyż oznacza brak konieczności wdrażania dodatkowych programów finansowo – księgowych, a także możliwość nieograniczonego dostępu do narzędzi takich jak WIS, WIA, WIT i WIP.