Obligatoryjny KSeF w 2024 – sprawdź jak przygotować się do nadchodzących zmian

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowy system fakturowania elektronicznego, który ma zastąpić dotychczasowe formy wystawiania i przechowywania faktur VAT. KSeF ma być obowiązkowy dla większości podatników od 1 lipca 2024 r., a od 1 stycznia 2025 r. także dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz w przypadku faktur uproszczonych. Co to oznacza dla Twojej firmy i jak się do tego przygotować? Oto kluczowe informacje dotyczące obligatoryjnego KSeF w 2024 r. 

KSeF –  te daty warto zapamiętać! 

KSeF jest systemem informatycznym, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur VAT w postaci ustrukturyzowanej, czyli zgodnej z określonym schematem xml. Faktury wystawiane przez KSeF są automatycznie przekazywane do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i do odbiorcy, który może je pobrać za pomocą portalu podatnika lub aplikacji mobilnej. KSeF ma zapewnić większą przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji, a także ułatwić rozliczenia podatkowe i kontrolę urzędu.

KSeF działa od 1 stycznia 2022 r., ale na razie jest dobrowolny. Podatnicy mogą z niego korzystać, jeśli chcą, ale nie muszą. To się zmieni od 1 lipca 2024 r., kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT, czyli tych, którzy dokonują dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz przedsiębiorców (B2B) lub organów publicznych (B2G). Od tego dnia nie będzie można wystawiać faktur w innej formie niż przez KSeF, chyba że wystąpią wyjątkowe sytuacje, takie jak awaria systemu, brak dostępu do internetu lub korzystanie z procedur szczególnych (np. OSS lub IOSS).

Od 1 stycznia 2025 r. KSeF będzie obowiązywał także dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz w przypadku faktur uproszczonych, czyli tych, które nie zawierają wszystkich danych wymaganych na fakturze pełnej. Wtedy również znikną faktury wystawiane przy zastosowaniu kas fiskalnych oraz paragony z NIP o wartości do 450 zł. 

Kogo nie obejmie obowiązek wystawiania faktur ustrukturowanych?

Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF nie będzie dotyczył:

• Podatników, którzy nie mają siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Oni będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektronicznej i udostępniać je w sposób uzgodniony z odbiorcą. Nie będą też musieli przesyłać ich do KAS.
• Transakcji, które nie wymagają udokumentowania fakturą VAT, np. sprzedaży detalicznej na rzecz konsumentów nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). Takie transakcje będą dokumentowane paragonami fiskalnymi, które nie będą mogły być ujęte w KSeF nawet fakultatywnie. Jednak podatnicy będą mogli udostępniać konsumentom paragony w postaci elektronicznej za pomocą specjalnej aplikacji, która ma być dostępna od 1 stycznia 2024 r.
• Wybranych rodzajów czynności, które są zwolnione z VAT lub podlegają innym zasadom fakturowania. Przykładowo, z obowiązku fakturowania w KSeF wyłączone będą m.in. przejazdy płatnymi autostradami, usługi przewozu osób dokumentowane biletami jednorazowymi, usługi pocztowe, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, usługi medyczne, usługi edukacyjne, usługi kulturalne, usługi turystyczne, usługi telekomunikacyjne, usługi radiowe i telewizyjne, usługi dostępu do internetu, usługi dostawy treści cyfrowych, usługi świadczone na odległość, usługi świadczone przez pośredników, usługi związane z nieruchomościami, usługi związane z grami hazardowymi, usługi związane z prawami autorskimi i pokrewnymi.

Koniec faktur w postaci papierowej?

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania przez KSeF oznacza, że faktury w postaci papierowej będą stopniowo znikać z obiegu. Nie oznacza to jednak, że – przynajmniej w początkowej fazie wdrażania obligatoryjnego KSeF – postać papierowa w pełni wyjdzie z użycia. Dopuszcza się ich użycie w sytuacji, kiedy system KSeF jest niedostępny z powodu zaplanowanych prac serwisowych lub aktualizacji. W takim przypadku podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe, pod warunkiem, że spełniają one następujące warunki:

• są zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, czyli zawierają te same dane, co faktury wystawiane przez KSeF,
• mają kod QR, który umożliwia ich identyfikację i weryfikację,
• są dostarczone nabywcom w sposób z nimi uzgodniony, np. pocztą, kurierem lub osobiście,
• trafiają do KSeF nie później, niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.

Faktury papierowe wystawione w razie niedostępności KSeF mają taką samą moc prawną, jak faktury ustrukturyzowane. Podatnicy mogą je wykorzystywać do rozliczeń podatkowych i odliczania podatku naliczonego. 

Przygotuj się do obligatoryjnego KSeF – jak to zrobić?

Przejście na obowiązkowe stosowanie KSeF wymaga od podatników odpowiedniego przygotowania się do zmian. W tym celu warto?

• Zapoznać się z przepisami i wytycznymi dotyczącymi KSeF. Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów można znaleźć wiele informacji i materiałów edukacyjnych na temat KSeF. Warto regularnie śledzić aktualizacje i zmiany w prawie, aby być na bieżąco z obowiązkami i terminami.
• Zarejestrować się w KSeF. Aby móc wystawiać i odbierać faktury przez KSeF, podatnicy muszą się zarejestrować w systemie, podając swoje dane identyfikacyjne, takie jak NIP, REGON, PESEL, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i hasło. Rejestracja jest bezpłatna i można ją dokonać za pomocą portalu podatnika, aplikacji mobilnej lub usługi API. Po rejestracji podatnicy otrzymają dostęp do swojego indywidualnego konta w KSeF, gdzie będą mogli zarządzać swoimi fakturami i ustawieniami.
• Dostosować systemy i procesy księgowe do KSeF. Aby móc wystawiać i odbierać faktury przez KSeF, podatnicy muszą mieć dostęp do internetu i urządzeń elektronicznych. Ponadto muszą dostosować swoje systemy i procesy księgowe do wymogów KSeF, np. poprzez korzystanie z dedykowanego oprogramowania współpracującego z KSeF. Warto skorzystać z pomocy specjalistów lub dostawców rozwiązań IT, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie systemów.

Przejście na obowiązkowe e-fakturowanie przez KSeF to duże wyzwanie, ale też szansa na poprawę efektywności i oszczędność czasu. KSeF ma także przynieść korzyści dla podatników, takie jak łatwiejsze i szybsze rozliczenia podatkowe, mniejsze ryzyko błędów i niezgodności, lepsza ochrona przed oszustwami i nadużyciami, większa przejrzystość i kontrola nad transakcjami, a także dostęp do dodatkowych usług i funkcjonalności.