Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę aktualizującą przepisy VAT, która uruchamia nową odsłonę Krajowego Systemu e-Faktur — KSeF 2.0. To milowy krok w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Celem jest uproszczenie fakturowania, ograniczenie nieprawidłowości oraz zapewnienie większej przejrzystości w obrocie gospodarczym. Nowe regulacje zaczną obowiązywać w dwóch etapach: od lutego i kwietnia 2026 roku, zależnie od skali działalności firmy.
Nowa jakość kontroli skarbowej
Dzięki KSeF administracja podatkowa zyska natychmiastowy dostęp do danych z faktur, co umożliwi bieżące monitorowanie transakcji i analizę operacji finansowych. To zmiana systemowa, która obejmie nie tylko VAT, ale również podatki dochodowe — fiskus będzie miał wgląd w szczegóły dokumentów oraz zapisy w ewidencjach.
Czym właściwie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia elektroniczne wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednolitym formacie XML. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja procesów księgowych, eliminacja błędów i szybki dostęp do danych dla urzędów.
Wersja 2.0 wprowadza nowe funkcje, które zwiększają dostępność systemu, jego bezpieczeństwo oraz elastyczność działania.
Najważniejsze zmiany w przepisach:
- KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy dla większości firm.
- Możliwość wystawiania faktur offline z późniejszym przesłaniem do systemu.
- Od 1 lutego 2026 r. firmy z obrotem powyżej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.
- Od tej samej daty wszystkie podmioty będą zobowiązane do odbierania faktur przez system.
Harmonogram wdrożeń
Proces wdrażania KSeF 2.0 został rozłożony na etapy, aby umożliwić firmom dostosowanie się do nowych wymogów. Pierwszy etap rozpocznie się 1 lutego 2026 roku i obejmie największe przedsiębiorstwa — czyli te, których roczny obrót w 2024 roku przekroczył 200 milionów złotych. Od tego dnia będą one zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Równocześnie, od 1 lutego 2026 roku, wszystkie podmioty gospodarcze — niezależnie od wielkości — będą musiały odbierać faktury wyłącznie przez KSeF. Oznacza to, że nawet mikrofirmy, które nie są jeszcze objęte obowiązkiem wystawiania faktur w systemie, będą musiały być gotowe na ich odbiór w formie ustrukturyzowanej.
Drugi etap wdrożenia rozpocznie się 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie rozszerzony na wszystkie pozostałe firmy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorstw. Te najmniejsze podmioty — których miesięczny obrót nie przekracza 10 tysięcy złotych — będą mogły nadal korzystać z tradycyjnych metod fakturowania aż do końca 2026 roku. Po tym okresie również one będą musiały przejść na system elektroniczny.
Co zmienia KSeF 2.0?
System w wersji 2.0 oznacza pełne przejście na elektroniczne fakturowanie. Wszystkie dokumenty będą wystawiane i odbierane wyłącznie przez KSeF. Tryb offline pozwala na lokalne wystawienie faktury i jej późniejsze przesłanie.
Dzięki integracji z systemem, urzędy skarbowe będą otrzymywać:
- kompletne dane z faktur (w tym wszystkie pozycje),
- informacje o korektach,
- zapisy z ewidencji podatkowych.
Nowe funkcje i udogodnienia:
- Możliwość wyboru sposobu wystawiania faktur dla konsumentów (w KSeF lub poza nim).
- Dodawanie załączników do faktur (w ograniczonym rozmiarze, za zgodą urzędów).
- Zmiana momentu rozpoznania korekt VAT.
- Tryb offline dla firm bez stałego dostępu do internetu.
Okres przejściowy i brak sankcji
Choć terminy wdrożenia pozostają niezmienne (Dz.U. z 9 maja 2024 r., poz. 852), przewidziano okres przejściowy do końca 2026 r. W tym czasie:
- możliwe będzie wystawianie faktur z kas fiskalnych (jeśli podano NIP),
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach (również w MPP),
- nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu — to czas na adaptację.
Zmiany dla odbiorców faktur — nowe obowiązki i wyzwania
Wraz z wdrożeniem KSeF 2.0 zmieniają się również zasady dotyczące odbioru faktur przez nabywców. Kluczowym elementem jest tzw. samoidentyfikacja, czyli konieczność podania odpowiednich danych identyfikacyjnych przez osoby otrzymujące faktury ustrukturyzowane.
Jeśli odbiorca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, będzie zobowiązany do podania swojego numeru VAT, co umożliwi prawidłowe przypisanie faktury w systemie. Natomiast osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, będą musiały podać numer NIP — o ile dokonują zakupów na potrzeby tej działalności.
W praktyce oznacza to, że każda osoba fizyczna lub firma, która chce otrzymać fakturę w KSeF, będzie musiała zadbać o poprawność swoich danych identyfikacyjnych. Brak numeru VAT lub NIP może skutkować problemami z odbiorem dokumentu, a w konsekwencji — z jego zaksięgowaniem i rozliczeniem.
Dodatkowo, nabywcy będą musieli być przygotowani na zmiany w sposobie otrzymywania faktur. Zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych lub PDF przesyłanych e-mailem, faktury będą trafiać bezpośrednio do ich konta w KSeF. To wymaga nie tylko technicznego przygotowania (np. integracji z systemem ERP lub dedykowaną aplikacją), ale również zmiany nawyków i procedur wewnętrznych.
Wsparcie dla firm: Hogart KSeF i KSeFcio
Dostosowanie się do nowych wymogów może być wyzwaniem, ale też szansą na usprawnienie procesów finansowych. Biorąc pod uwagę liczne zmiany związane z nadchodzącym wdrożeniem KSeF 2.0, warto wyposażyć się w program Hogart KSeF (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/), który zapewnia zgodność z przepisami, intuicyjny interfejs, integrację z ERP i wsparcie techniczne.
Dodatkowo, z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, firma Hogart przygotowała aplikację Hogart KSeFcio (https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite), który ułatwia wdrożenie systemu we wspomnianych organizacjach. Warto już teraz zadbać o odpowiednie narzędzia, które nie tylko spełnią wymogi formalne, ale realnie wesprą codzienną pracę zespołów finansowych.