Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rodzaj systemu teleinformatycznego, który został stworzony z myślą o:

• nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z KSeF, a także informowaniu o tych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
• wystawianiu, dostępie, otrzymywaniu, przechowywaniu ( przez okres 10 lat) faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczaniu faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
• analizie i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• informowaniu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia z powodu niedostępności KSeF.

Krajowy System e-Faktur wszedł w życie 1 stycznia 2022 r. Został on wprowadzony na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, określającej zarazem schemat działania opisywanego systemu. Aktualnie rozwiązanie posiada charakter fakultatywny, jednak Ministerstwo Finansów zapowiada, że etap fakultatywny ma być okresem testowym, zaś po jego zakończeniu korzystanie z KSeF zyska charakter obligatoryjny. Docelowo system będzie stanowić powszechnie dostępną platformę wymiany faktur VAT w obrocie gospodarczym. Można zatem stwierdzić, że KSeF jest kolejnym przejawem widocznej tendencji ustawodawcy do elektronizacji procesu raportowania informacji podatkowych.

2 sierpnia 2021 r. Polska złożyła do KE wniosek o derogację w celu uzyskania upoważnienia do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT, którego celem jest uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.

Głównym założeniem związanym z funkcjonowaniem KSeF jest standaryzacja faktur VAT obejmująca zarówno sam format dokumentu, jak i  zakres danych udostępnianych w opisywanym systemie. Udostępniona przez Ministerstwo Finansów struktura zawiera dane, które uprzednio przekazywane były za pomocą JPK_V7 i JPK_FA, a także dodatkowe informacje takie jak m.in. termin płatności, data zapłaty, GTU jak również procedury szczególnego rozliczenia VAT na poziomie pozycji.

Z punktu widzenia Państwa wdrożenie rozwiązania, jakim jest KSeF pozwoli organom skarbowym na sprawniejszą i skuteczniejszą kontrolę faktur, co z kolei umożliwi bardziej efektowne zwalczanie oszustw podatkowych. Z kolei z punktu widzenia podatnika wdrożenie firmy w model fakultatywny związane jest z możliwością uzyskania pewnych korzyści, takich jak chociażby szybszy zwrot VAT. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że planowany model obligatoryjny niejako równoznaczny jest z koniecznością dostosowania się do nowego systemu, w tym zakupu niezbędnego oprogramowania oraz powiązania takowego z istniejącą w firmie infrastrukturą IT.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to typ faktury elektronicznej, która została wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym tej fakturze numerem identyfikującym w KSeF. Z racji na fakt, iż faktura ustrukturyzowana jest szczególnym rodzajem faktury elektronicznej, mają do niej zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych, z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.

Warunki stosowania faktury ustrukturyzowanej

Korzystanie z e-faktury będzie możliwe po spełnieniu wyznaczonych przez ustawodawcę warunków. Jednym z nich jest uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF – poza akceptacją, wymagana jest również oddzielna zgoda dedykowana dla otrzymywania faktury ustrukturyzowanej poprzez KSeF. Brak uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF oznaczać będzie wysyłkę faktury bezpośrednio przez sprzedającego (nie zaś system KSeF). Warto dodać, że brak uzyskania akceptacji ze strony nabywcy na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF nie jest równoznaczny z faktem, że sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF. W praktyce więc wystawienie faktury w KSeF i jej otrzymanie w KSeF to dwie osobne kwestie.

Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana elektronicznie wg wzoru udostępnionego przez MF. Opisywany dokument uznaje się za wystawiony w dniu przesłania faktury do KSeF, zaś za otrzymany w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Co istotne to fakt, iż czynności takie jak anulowanie, wystawienie duplikatu, odesłanie faktury, wystawienie faktury pro forma lub FV RR nie będą możliwe. Noty korygujące mają zastosowanie na zasadach ogólnych, nie są jednak dostępne za pośrednictwem KSeF.

System KSeF – podobnie jak faktura opatrzona podpisem kwalifikowanym – zapewnia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ustrukturyzowanej. Co istotne to fakt, że nadmieniona autentyczności pochodzenia i integralności treści nie będą już elementem oceny organu podatkowego, gdyż będą one wynikać bezpośrednio z obowiązujących przepisów.

Kolejną korzyścią wynikającą ze stosowania faktur ustrukturyzowanych jest brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat czyli czas, przez który faktury strukturyzowane są przechowywane przez system KSeF. Naturalnie wspomniany brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur wpłynie na ograniczenia kosztów wynikających z konieczności archiwizacji opisywanych dokumentów.

Z racji na fakt, iż dane zawarte na fakturach ustrukturyzowanych będą zbieżne z tym, czego organ może wymagać w ramach struktury JPK_FA składanej na żądanie organu, toteż nie będzie ono dotyczyło (żądanie) faktur wystawionych jako faktury ustrukturyzowane. W praktyce oznacza to po prostu brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA).

Jak zostało to już wspomniane, zgoda kontrahenta na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie będzie warunkowała możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez sprzedawcę, natomiast będzie miało wpływ na sposób rozliczenia faktury korygującej przez nabywcę (tj. na zasady, na jakich rozliczy on fakturę korygującą). Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę ustrukturyzowaną i skoryguje ją (wymogiem będzie wystawienie faktury korygującej ustrukturyzowanej w odniesieniu do faktury pierwotnej wystawionej jako faktura ustrukturyzowana) sprzedawca rozliczy takową w dacie wystawienia. Oznacza to, że nabywca, który otrzyma fakturę korygującą jako fakturę ustrukturyzowaną, również będzie mógł rozliczyć ją w momencie otrzymania. Jeśli natomiast nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktury w ramach systemu KSeF, wówczas rozliczenie faktury korygującej odbywać się będzie na zasadach ogólnych.

Preferencyjny zwrot VAT w 40 dni

Warunki, jakie podatnik musi spełnić w przypadku ubiegania się o zwrot VAT w 40 dni:

• Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego podatnik ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
• Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
• Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.

Wszystkie, wymienione powyżej warunki muszą być spełnione łączenie. Podatnik nie musi natomiast ich wykazywać, gdyż zostaną one zweryfikowane przez organ na bazie posiadanych danych.

Zakres danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana – poza standardowymi danymi – zawiera informacje dotyczące m.in.:

• Rodzaju faktury (zwykła, korekta, zaliczka, rozliczająca zaliczkę, uproszczona),
• Rachunku bankowego,
• Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
• Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
• Wartości akcyzy w cenie,
• Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu
• Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.

Wymieniony powyżej zakres danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej nie wynika jednak z treści nowelizacji, a ze schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Rozszerzony zakres informacji nie ma oparcia w art. 106e VAT, który pozostaje niezmieniony. W związku z powyższym istnieją wątpliwości, czy nowy zakres informacyjny ma charakter fakultatywny, czy też art. 106e VAT również ulegnie zmianie.

Kogo i od kiedy dotyczyć będą nowe obowiązki?

Z systemu KSeF – od początku jego funkcjonowania – korzystać może każdy podatnik VAT. Aktualnie wystawienie faktur ustrukturyzowanych ma charakter fakultatywny.

Stosowanie 40 dniowego terminu zwrotu podatku VAT możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. W związku z powyższym pierwszym miesiącem, za który podatnik może wnioskować o zwrot VAT w ciągu 40 dni, jest styczeń. Oznacza to zatem, że stosowanie preferencyjnego terminu zwrotu VAT możliwe jest w stosunku do okresów po dniu wejścia w życie KSeF.

Faktura wystawiona przed dniem wejścia w życie KSeF nie może być skorygowana w postaci faktury ustandaryzowanej (nie będzie posiadała numeru identyfikującego w KSeF, który jest obowiązkowy dla faktur korygujących w KSeF).

Dostawy towarów lub usług dokonane przed wejściem w życie KSeF mogą być dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną pod warunkiem, że nie upłynął termin na wystawienie faktury.