Podatek akcyzowy jest istotnym elementem systemu podatkowego i ma wpływ na ceny wielu produktów dostępnych na rynku. Stanowi on rodzaj podatku pośredniego , który jest nakładany na niektóre wyroby konsumpcyjne. Jest stosowany w celu ograniczenia spożycia lub ze względu na wysoką akumulację zysku. Obejmuje m.in. następujące kategorie wyrobów:
- Produkty energetyczne: W tym zakresie znajdują się wyroby służące do celów napędowych lub grzewczych, takie jak benzyna silnikowa, oleje opałowe, paliwa gazowe itp.
- Energia elektryczna: Akcyza jest nakładana na energię elektryczną.
- Napoje alkoholowe: Piwo, wino, produkty pośrednie, wyroby spirytusowe.
- Wyroby tytoniowe: Papierosy, tytoń do palenia, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych.
- Samochody osobowe: Akcyza jest również nakładana na samochody.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji akcyzowej?
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej dotyczy wszystkich podmiotów wykonujących czynności związane z produkcją, przetwarzaniem, magazynowaniem, odbiorem, wywozem, wwozem, przemieszczaniem lub dostawą wyrobów akcyzowych.
Z praktycznego punktu widzenia do prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo zobowiązani są:
- zarejestrowani odbiorcy, z wyjątkiem zarejestrowanych odbiorców będących w posiadaniu zezwolenia na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowani odbiorcy;
- podatnicy nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe wskazane w załączniku nr 2 do ustawy, będące poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- podatnicy nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy, które są objęte na terytorium kraju stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.
W przedmiotowej ewidencji muszą znaleźć się dane takie, jak m.in.:
- nazwy wyrobów akcyzowych razem z przypisanymi im kodami Nomenklatury Scalonej (CN) oraz informacje o naniesionych na wspomniane artykuły znakach akcyzy lub ich znakowaniu i barwieniu;
- ilości wyrobów akcyzowych wyrażone w jednostkach miary właściwych celem ustalenia podstawy opodatkowania, a w przypadku piwa liczbę hektolitrów gotowego wyrobu;
- data wprowadzenia wyrobów akcyzowych do miejsca odbioru (zarejestrowany odbiorca) lub ich otrzymania;
- imię i nazwisko albo nazwę, miejsce zamieszkania albo siedzibę oraz numer identyfikacyjny podmiotu, który wysłał wyroby akcyzowe z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy (zarejestrowany odbiorca) lub od którego zostały nabyte wewnątrzwspólnotowo;
- numer referencyjny e-AD. W przypadku niedostępności systemu – lokalny numer referencyjny umieszczony w dokumencie (dotyczy zarejestrowanego odbiorcy) zastępującym e-AD (zarejestrowany odbiorca) lub w pozostałych przypadkach numer identyfikacyjny dokumentu, na podstawie którego wyroby akcyzowe zostały przemieszczone na terytorium kraju;
- kwota podatku akcyzowego do uiszczenia.
Czym jest elektroniczna ewidencja akcyzowa?
Elektroniczna ewidencja akcyzowa stanowi cyfrowy odpowiednik papierowej ewidencji akcyzowej. W praktyce jest to system, który umożliwia firmom śledzenie i dokumentowanie przepływu towarów objętych akcyzą.
Wprowadzenie e-ewidencji ma na celu:
- zwiększenie przejrzystości i skuteczności kontroli akcyzowej. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą lepiej zarządzać swoimi obowiązkami akcyzowymi.
- poprawa jakości danych przekazywanych do organów podatkowych,
- podniesienie poziomu bezpieczeństwa obrotu wyrobami akcyzowymi.
Warto dodać, że wejście w życie elektronicznej ewidencji akcyzowej ma również na celu dostosowanie polskiego prawa do unijnych regulacji dotyczących systemu monitorowania ruchu wyrobów akcyzowych (tzw. EMCS).
Zalety prowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej
Elektroniczna ewidencja akcyzowa niesie ze sobą wiele korzyści dla firm, zwłaszcza tych zajmujących się produkcją, obrotem lub magazynowaniem towarów objętych akcyzą.
- Zgodność z przepisami: E-ewidencja akcyzowa pozwala firmom na zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami. Wszystkie operacje związane z towarem objętym akcyzą są dokładnie rejestrowane, co minimalizuje ryzyko błędów i kar finansowych.
- Śledzenie przepływu towarów: Dzięki e-ewidencji można na bieżąco monitorować przepływ towarów. To ważne zarówno dla celów kontrolnych, jak i zarządczych. Firma może dokładnie śledzić, skąd pochodzi towar, jakie były jego przemieszczenia oraz kto był zaangażowany w jego przemieszczanie.
- Efektywność procesów: Automatyzacja procesów związanych z ewidencją akcyzową pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów ludzkich. Programy do e-ewidencji umożliwiają szybkie generowanie raportów, analizę danych oraz przekazywanie informacji do organów kontroli.
- Minimalizacja ryzyka: Poprawna i rzetelna ewidencja akcyzowa minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, które mogą prowadzić do sankcji finansowych. Dobre oprogramowanie pozwala uniknąć nieścisłości i ułatwia audyty.
- Bezpieczeństwo danych: Programy do e-ewidencji oferują bezpieczne przechowywanie informacji o przepływie towarów. Dostęp do danych jest kontrolowany, a kopie zapasowe chronią przed utratą informacji.
Jak wybrać program do elektronicznej ewidencji akcyzowej? Czym się kierować?
Ewidencja akcyzowa w postaci elektronicznej stanowi niezwykle istotny element w zarządzaniu akcyzą w firmach, które zajmują się produkcją, obrotem lub przechowywaniem towarów akcyzowych. Wybór odpowiedniego programu do prowadzenia e-ewidencji jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania procesów związanych z akcyzą. Czym zatem kierować się podczas wyboru wspomnianego narzędzia?
Kryteria wyboru programu
- Zgodność z przepisami: Program musi spełniać wymogi ustawy o podatku akcyzowym oraz innych przepisów związanych z e-ewidencją. Zgodnie z Zasadami ogólnymi prowadzenia ewidencji w zakresie obrotu wyrobami akcyzowymi, ewidencje w postaci elektronicznej winny być prowadzone zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do ich prowadzenia i w taki sposób, aby:
- umożliwiały wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwiały dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalały na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym;
- uniemożliwiały usuwanie wpisów.
Podmioty prowadzące ewidencje w formie elektronicznej przechowują kopie ewidencji zapisane na informatycznych nośnikach danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
W związku z powyższym – przed zakupem narzędzia – upewnij się, że dostawca programu regularnie aktualizuje go zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Funkcjonalności: Sprawdź, czy program oferuje wszystkie niezbędne funkcje, takie jak:
- Rejestracja i kontrola towarów akcyzowych.
- Tworzenie i przesyłanie deklaracji akcyzowych.
- Generowanie raportów i zestawień.
- Integracja z innymi systemami (np. księgowości).
- Bezpieczeństwo danych: Upewnij się, że program gwarantuje bezpieczeństwo Twoich danych. Warto wybrać rozwiązanie, które korzysta z szyfrowania i regularnie tworzy kopie zapasowe.
- Obsługa techniczna: Wybierz program, który oferuje wsparcie techniczne. W razie problemów lub pytań będziesz mógł liczyć na pomoc specjalistów.
- Cena: Porównaj ceny różnych programów. Nie zawsze najdroższe rozwiązanie jest najlepsze. Zwróć uwagę na stosunek jakości do ceny.
- Wielkość firmy: Dla małych firm wystarczy prostsze rozwiązanie, podczas gdy większe przedsiębiorstwa potrzebują bardziej zaawansowanego systemu.
Wybór programu do prowadzenia e-ewidencji akcyzowej to ważna decyzja. Starannie przeanalizuj dostępne opcje, zwracając uwagę na zgodność z przepisami, funkcjonalności, bezpieczeństwo danych, obsługę techniczną i cenę. Pamiętaj, że dobre narzędzie ułatwi Ci prowadzenie ewidencji akcyzowej w wygodnej postaci elektronicznej i pozwoli uniknąć błędów związanych z akcyzą.
Godne polecenia programy do prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej
Jak wspominaliśmy, jednym z czynników decydujących o wyborze programu do prowadzenia e-ewidencji akcyzowej powinna być wielkość firmy. Godne polecenia narzędzia tego rodzaju ma w swojej ofercie firma Hogart. Mowa o programach takich jak Hogart eEwidencje i Hogart Ewidencik. Oba programy oferują zaawansowane funkcje umożliwiające komfortowe i łatwe prowadzenie elektronicznej ewidencji akcyzowej i są dostosowane są do różnych potrzeb firm.
Hogart eEwidencje
Program Hogart eEwidencje to narzędzie powstałe z myślą o obsłudze całego procesu prowadzenia ewidencji i dokumentacji. Aplikacja wyposażona jest we własną bazę danych (korzysta z danych zgromadzonych na serwerach klienta). Korzystanie z programu nie wymaga dostępu do globalnej sieci, a zatem można z niego korzystać z dowolnego miejsca na świecie. Hogart eEwidencje to rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się w przypadku dużych przedsiębiorstw.
Program Hogart eEwidencje to:
- Czytelny i intuicyjny panel użytkownika;
- Możliwość obsługi wielu prowadzonych podmiotów;
- Możliwość generowania raportów, wydruków, zrzutów do MS Excel;
- Możliwość filtrowania, sortowania, grupowania danych;
- Automatyczna numeracja wprowadzonych rekordów;
- Panel wyszukiwania informacji np. wg dat, słów kluczowych, numerów etc.;
- Słownik kodów CN;
- Dokumentacja czynności w zakresie produkcji (wina, piwa);
- Możliwość jednoczesnej obsługi dowolnej liczby użytkowników.
Hogart Ewidencik
Naturalnie nie każda firma potrzebuję tak zaawansowanego narzędzia jak opisana powyżej aplikacja Hogart eEwidencje. Firma Hogart doskonale zdaje sobie sprawę z tego faktu i dlatego zdecydowała się na stworzenie narzędzia idealnie dopasowanego do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw. Mowa o aplikacji Hogart Ewidencik (wersja jednostanowiskowa). Hogart Ewidencik jest uproszczoną wersją programu Hogart eEwidencje.
Hogart Ewidencik umożliwia prowadzenie:
- Ewidencji ilościowej energii elektrycznej;
- Ewidencji wyrobów gazowych (sprzedaż, użytkowanie);
- Ewidencji olei i preparatów smarowych;
- Ewidencji wyrobów węglowych;
- Ewidencji wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo;
- Ewidencji wyrobów akcyzowych wysłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy;
- Ewidencji dokumentów handlowych (nabycie i dostawa wewnątrzwspólnotowa);
- Ewidencji wyrobów akcyzowych zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie;
- Spis wyrobów oznaczonych powtórnie znakami akcyzy.
Dostępne są następujące słowniki produktów wraz z kodami CN:
- Wyroby gazowe;
- Wyroby węglowe;
- Oleje i preparaty smarowe.