Elektroniczna ewidencja akcyzowa

Koniec z papierowym rozliczaniem akcyzy

29.06.2021 r. weszły w życie zmiany w zakresie danych objętych ewidencjami i protokołami. Przepisy przejściowe zobowiązywały przedsiębiorców do zamknięcia prowadzonych ewidencji chyba, że te odpowiadają nowym wymogom. Oznaczało to, że przedsiębiorcy mogli prowadzić ewidencję akcyzową w jednej z dwóch, dowolnie wybranych form (papierowej lub elektronicznej). Od 1 stycznia 2022 r. możliwa jest jedynie elektroniczna ewidencja akcyzowa.

Elektroniczne ewidencje obowiązkowe dla wszystkich

Po 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy prowadzący ewidencje akcyzowe są zobowiązani do prowadzenia opisywanej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Taki stan rzeczy jest wynikiem zmiany art. 138o ustawy o podatku akcyzowym. Ewidencje akcyzowe w formie elektronicznej znoszą wybrane obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji w formie papierowej (np. przeszywanie kart, numerowanie stron). Nie oznacza to jednak, że nowa, elektroniczna postać ewidencji akcyzowych jest wolna od obowiązków.

Elektroniczna ewidencja akcyzowa – nowe obowiązki 

Zgodnie z treścią § 2 ust. 2 nowego rozporządzenia, przedsiębiorcy prowadzący działalność w więcej, niż jednej lokalizacji zobowiązani są do powiązania dokumentacji z miejscem prowadzenia w/w działalności. W praktyce oznacza to, że każda lokalizacja musi posiadać osobną dokumentację. 

Do tej pory wpisów do ewidencji należało dokonywać od razu po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego (nie później, niż w kolejnym dniu roboczym). Zgodnie z treścią § 2 ust. 3 nowego rozporządzenia, od 1 stycznia 2022 r. wpisy należy także umieszczać z zachowaniem porządku chronologicznego. 

Programy do wypełniania ewidencji akcyzowych

W § 7 Rozporządzenia ustawodawca wskazuje także wymogi, jakie muszą spełniać programy do wypełniania ewidencji akcyzowych. Co istotne; ewidencja nie musi być prowadzona wyłącznie za pomocą jednego programu, jednak każdy z nich musi spełniać kryteria nowego Rozporządzenia. 

Wśród wskazanych wymogów formalnych znajduje się m.in.:

• możliwość wglądu w treść dokonywanych wpisów oraz zapewnienie ochrony przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,
• możliwość korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz datą jej dokonania,
• możliwość drukowania określonych wpisów i raportów w porządku chronologicznym,
• uniemożliwienie usuwanie wpisów,
• generowanie raportu z ewidencji akcyzowej za określony zakres czasu w celu przedłożenia go właściwemu naczelnikowi urzędu celno-skarbowego.