Już wkrótce, bo od 1 stycznia 2025 roku, wybrane firmy (m.in. spółki stanowiące element podatkowej grupy kapitałowej) będą zobligowane do dostosowania się do nowych przepisów, które w dużej mierze zmieniają sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przez firmy. Wszystko to w celu kompletnej cyfryzacji dokumentacji księgowej związanej z podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT). Celem wprowadzenia opisywanych zmian prawnych jest usprawnienie procesów księgowych, poprawa przejrzystości, jak również uproszczenie procesu kontroli podatkowej. Na tym jednak nie koniec. Wdrożenie wspomnianych regulacji przyczyni się również do zredukowania ryzyka błędów oraz oszustw podatkowych, a tym samym wpłynie na efektywniejsze działanie systemu podatkowego.
Najważniejsze zmiany – co musisz wiedzieć?
Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej
Nowe regulacje zobowiązują przedsiębiorstwa do prowadzenia ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej. W praktyce więc firmy będą musiały prowadzić dokumentację księgową przy użyciu programów komputerowych, dedykowanych temu celowi. W następnej kolejności księgi te będą musiały być przekazywane do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w postaci plików elektronicznych. Nadmienione pliki muszą być zgodne z określoną strukturą logiczną.
Kogo obejmie ten obowiązek?
- Jako pierwsze (tj. za rok podatkowy lub rok obrotowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r.) zobowiązane zostaną firmy o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe.
- Od 2026 roku obowiązek ten rozszerzy się na inne podmioty CIT, w tym spółki, które nie są osobami prawnymi, zobligowane do składania JPK_VAT.
Struktura logiczna ksiąg rachunkowych
Struktura logiczna ksiąg rachunkowych stanowi zestaw wymagań dotyczących formatu i zawartości plików elektronicznych, które przedsiębiorstwa wysyłać będą do urzędów skarbowych. Od 2025 roku firmy będą musiały uwzględniać w strukturze logicznej ksiąg rachunkowych znaczniki identyfikujące konta ksiąg. W roku 2026 zostaną one dodatkowo zobowiązane do wskazywania numeru identyfikacji kontrahenta, a także numer faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz różnic między wynikiem bilansowym, a podatkowym.
Harmonogram wdrożenia nowych przepisów
Wprowadzenie nowych przepisów będzie stopniowe. Nowe zasady będą miały okres przejściowy, aby firmy mogły się do nich dostosować. Przedsiębiorstwa będą miały czas na wdrożenie odpowiednich systemów i przeszkolenie pracowników. Do złożenia pierwszych struktur logicznych JPK_KR_PD przedsiębiorcy będą zobowiązani w marcu 2026 roku (za rok podatkowy 2025). Kolejne grupy podatników zostaną objęte tym obowiązkiem w latach 2026 i 2027. Na początku obowiązek ten obejmie firmy o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe. Od 2026 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony także na inne podmioty CIT, w tym spółki niebędące osobami prawnymi, które muszą składać JPK_VAT.
W praktyce oznacza to zatem, że:
- Złożenie pierwszych struktur logicznych JPK_KR_PD następi w marcu 2026 roku, za rok podatkowy 2025.
- Następne grupy podatników zostaną objęte opisywanym obowiązkiem w latach 2026 i 2027.
Dodatkowe uproszczenia
Ministerstwo Finansów uwzględniło sugestie rynku, decydując się na wprowadzenie pewnych uproszczeń. Na przykład, banki i przedsiębiorcy telekomunikacyjni nie muszą przekazywać numeru NIP dla określonych zdarzeń. Ponadto, dodatkowe dane nie obejmują środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2025 roku, z wyłączeniem daty ich usunięcia z ewidencji.
Pomoc dla przedsiębiorców
Ministerstwo wydało broszury dotyczące struktury logicznej księgi rachunkowej JPK_KR_PD oraz ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorcy mogą kierować wszelkie pytania dotyczące nowych obowiązków na adres e-mail: helpdesk@mf.gov.pl. Ponadto, Ministerstwo Finansów ma w planach uruchomienie dedykowanej infolinii oraz platformy internetowej, za pośrednictwem których przedsiębiorcy będą mogli uzyskać wsparcie techniczne i odpowiedzi na pytania związane z nowymi przepisami.
Nowe zasady dotyczące cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT mają na celu uproszczenie i usprawnienie procesów księgowych. Dzięki temu zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa, powinni odnieść korzyści. Cyfryzacja umożliwi bardziej efektywne zarządzanie danymi finansowymi, zwiększenie przejrzystości oraz zmniejszenie liczby błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Zalety rozwiązania z punktu widzenia przedsiębiorców
Automatyzacja procesów księgowych
Nowe przepisy mają na celu automatyzację księgowości. Wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do ksiąg rachunkowych pozwoli na:
- Skrócenie czasu i obniżenie kosztów związanych z dokumentacją.
- Zwiększenie efektywności pracy działów księgowych poprzez wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych.
- Łatwiejszą integrację z innymi systemami finansowo-księgowymi, co poprawi zarządzanie danymi.
Zwiększenie przejrzystości finansowej
Cyfryzacja dokumentacji księgowej zapewni łatwiejszy dostęp do danych finansowych, co przyniesie następujące korzyści:
- Lepsza kontrola nad finansami firmy dzięki szybkiemu dostępowi do aktualnych danych.
- Większa przejrzystość w raportowaniu finansowym, co może być korzystne w kontaktach z inwestorami i instytucjami finansowymi.
- Ułatwienie audytów i kontroli podatkowych dzięki uporządkowanej i łatwo dostępnej dokumentacji.
Redukcja błędów księgowych
Automatyzacja procesów księgowych zmniejszy ryzyko popełnienia błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. To z kolei przyczyni się do:
- Poprawy jakości dokumentacji księgowej, co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatków.
- Zmniejszenia ryzyka kar i sankcji ze strony urzędów skarbowych za błędne rozliczenia podatkowe.
- Zwiększenia zaufania do danych finansowych firmy, zarówno wewnętrznie, jak i w relacjach zewnętrznych.
Uproszczenie procesów administracyjnych
Nowe przepisy mają na celu uproszczenie procesów administracyjnych związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorcy mogą oczekiwać:
- Skrócenia czasu potrzebnego na przygotowanie i przekazanie dokumentacji do urzędów skarbowych.
- Zmniejszenia obciążenia administracyjnego możliwe do uzyskania dzięki standaryzacji i automatyzacji procesów.
- Lepszej organizacji pracy w działach księgowych, co pozwoli na skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach.
Wyzwania wynikające z nowych przepisów
Firmy będą musiały zmodernizować swoje systemy finansowo-księgowe, aby spełniały nowe wymagania, co może wymagać znacznych nakładów pracy i czasu. Trudności związane z tym procesem obejmują:
- Integrację nowych systemów z istniejącymi rozwiązaniami IT.
- Przebudowę procesów księgowych, aby były zgodne z nowymi strukturami logicznymi.
- Testowanie i weryfikację poprawności działania nowych systemów przed ich pełnym wdrożeniem.
Nowe przepisy wdrażają dodatkowe wymagania dotyczące struktury logicznej ksiąg rachunkowych, co może być wyzwaniem dla przedsiębiorców. W szczególności:
- Wprowadzenie znaczników identyfikujących konta ksiąg od 2025 roku.
- Obowiązek wskazywania numeru identyfikacji kontrahenta, numeru faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a także różnic między wynikiem bilansowym, a podatkowym od 2026 roku.
- Konieczność regularnego aktualizowania danych i dopasowania się do ewentualnych zmian w przepisach.
Wprowadzenie nowych systemów i procesów wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogą prowadzić do sankcji ze strony urzędów skarbowych. Przedsiębiorcy muszą być świadomi:
- Możliwości wystąpienia błędów w wyniku nieprawidłowej konfiguracji systemów lub niewłaściwego wprowadzania danych.
- Konsekwencji finansowych związanych z ewentualnymi karami za niezgodność z nowymi przepisami.
- Potrzeby regularnych audytów i kontroli wewnętrznych, aby zapewnić zgodność z wymogami.
Kontrole i kary finansowe
Wprowadzenie nowych przepisów będzie szło w parze z zaostrzeniem kontroli ze strony urzędów skarbowych. Przedsiębiorstwa, które nie dostosują się do nowych przepisów, mogą być narażone na kary finansowe.
Nowe zasady cyfryzacji dokumentacji księgowej w podatku CIT wdrażają ważne zmiany w sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych przez firmy. Chociaż wiążą się one z pewnymi korzyściami (m.in. zwiększeniem przejrzystości oraz zmniejszeniem ilości występujących błędów), to są także znacznym wyzwaniem dla większości przedsiębiorców. Koszty wdrożenia, dostosowanie systemów, złożoność nowych wymagań raportowania, ryzyko błędów i sankcji oraz konieczność wsparcia technicznego i edukacyjnego to tylko wybrane z nich. Chociaż Ministerstwo Finansów, biorąc pod uwagę postulaty rynku, wdrożyło pewne uproszczenia, którym celem jest ułatwienie przedsiębiorcom dopasowania się do nowych wymagań, to jednak firmy powinny zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie, aby sprostać wspomnianym wyzwaniom i efektywnie zarządzać swoimi finansami w nowym środowisku regulacyjnym. Jak to zrobić? Odpowiedzią na to pytanie jest program firmy Hogart – Hogart JPK CIT.
Hogart JPK CIT
Hogart JPK CIT to innowacyjna aplikacja pozwalająca na zaawansowaną kontrolę procesu generowania plików w wymaganym przez Ministerstwo Finansów formacie, wraz z walidacją ładowania, przetwarzania i generowania danych. Hogart JPK CIT to także repozytorium wygenerowanych i przekazanych danych do kontroli wraz z możliwością ich ponownego przywołania, przeglądania, filtrowania i grupowania.
Narzędzie współpracuje z następującymi programami ERP: SAP, SunSystems, JD Edwards, Infor SyteLine, Oracle, CDN XL, Exact Globe, iSCALA, Microsoft Dynamics, Simple, SoftLab, Teta, IFS, Baan.
Cechy programu Hogart JPK CIT:
- Generowanie plików w formacie JPK,
- Próbny przebieg generowania plików JPK,
- Pobieranie danych wg zaawansowanych, zdefiniowanych kryteriów,
- Archiwizacja plików xml,
- Wyszukiwanie, grupowanie i filtrowanie danych,
- Śledzenie zmiany każdego użytkownika,
- Raport w układzie danych deklaracji VAT7,
- Web service’y dla wszystkich struktur (środowiska produkcyjne i testowe),
- Pobieranie, wydruk i archiwizowanie UPO ze strony Ministerstwa.