Cyfryzacja obiegu dokumentów sprawiła, że coraz większa część faktur zakupowych trafia do organizacji bezpośrednio z KSeF. Choć jest to krok w stronę automatyzacji, niesie ze sobą istotne trudności: dokumenty są często niekompletne, pozbawione kluczowych danych takich jak numer zamówienia, MPK, kod projektu, kategoria kosztów czy opis pozycji. Brak wspomnianych informacji utrudnia prawidłowe przypisanie faktury do właściwego centrum kosztowego czy zachowanie przejrzystości procesu, a tym samym eliminację chaosu dokumentacyjnego. Jak rozwiązać wspomniany problem?
Mobilne narzędzia do skanowania i parowania dokumentów
Jednym z rozwiązań wspierających proces kodyfikacji jest wykorzystanie aplikacji mobilnych, które umożliwiają pracownikom skanowanie dokumentów takich jak:
- faktury spoza KSeF,
- potwierdzenia transakcji (np. z Orlenu),
- inne dowody zakupu niebędące fakturami.
System automatycznie paruje zeskanowany dokument z fakturą z KSeF, korzystając m.in. z numeru KSeF, numeru wewnętrznego dokumentu czy NIP-u kontrahenta. Dzięki temu pracownik może uzupełnić MPK, projekt, kategorię kosztów czy numer zamówienia, a także upewnić się, że faktura pojawiła się w KSeF czy też przekazać komplet danych do systemu obiegu dokumentów. To rozwiązanie znacząco ogranicza liczbę nieopisanych faktur i przyspiesza ich dalszą obsługę.
Automatyczne uzupełnianie danych dzięki agentom AI
Drugą, coraz częściej wybieraną ścieżką kodyfikacji faktur jest wykorzystanie agentów AI, którzy analizują zarówno bieżące dokumenty, jak i pełną historię transakcji danego kontrahenta. Algorytmy uczą się wzorców zachowań organizacji: tego, jakie MPK pojawia się najczęściej przy określonym typie wydatku, jakie projekty są powiązane z konkretnymi dostawcami, jakie kategorie kosztów dominują w danym dziale, a nawet jakie dekretacje księgowe były stosowane przy podobnych fakturach w przeszłości. Dzięki temu AI potrafi zaproponować kompletne, spójne zestawy danych, które w normalnych warunkach wymagałyby ręcznej analizy i konsultacji między działami.
System prezentuje użytkownikowi czytelne sugestie, które można zaakceptować jednym kliknięciem lub odrzucić, jeśli dana propozycja nie pasuje do bieżącego kontekstu. Kluczowe jest to, że AI działa w trybie wspierającym — nie nadpisuje danych bez zgody użytkownika, a każda decyzja pozostaje w pełni transparentna. Przykładowo, agent może wskazać, że dla kontrahenta realizującego prace rozwojowe najczęściej wybierany jest projekt „Rozwój systemów IT”, a akceptantem formalnym powinien być controlling, ponieważ to właśnie ten dział odpowiadał za weryfikację takich wydatków. Jeśli w przeszłości faktury były powiązywane z konkretnym zamówieniem, AI zasugeruje również jego numer, skracając czas potrzebny na ręczne wyszukiwanie właściwej pozycji.
Przejrzyste ścieżki akceptacji
Nowoczesny system obiegu dokumentów zapewnia pełną przejrzystość procesu akceptacji, eliminując typowy dla tradycyjnych organizacji chaos: faktury ginące w skrzynkach mailowych, dokumenty odkładane „na później”, brak jasności co do osoby odpowiedzialnej za kolejny krok. Każdy dokument posiada jednoznacznie określony status, który odzwierciedla jego aktualne miejsce w procesie — od wprowadzenia przez recepcję, przez księgowość, controlling, aż po akceptację finansową i archiwizację. Użytkownik widzi nie tylko bieżący etap, ale również pełną historię kroków, wraz z informacją, kto i kiedy wykonał daną akcję.
System automatycznie wysyła powiadomienia — zarówno w aplikacji, jak i mailowo — dzięki czemu dokumenty nie zalegają w kolejkach i nie wymagają ręcznego monitorowania. Listy akceptacji mogą być budowane dynamicznie na podstawie MPK, kodu kosztu, projektu, kontrahenta lub dowolnych parametrów konfigurowalnych w organizacji. Oznacza to, że faktura zawsze trafia do właściwej osoby, bez konieczności ręcznego wskazywania akceptanta. W praktyce eliminuje to ryzyko pomyłek, skraca czas obiegu dokumentów i pozwala działom finansowym pracować w uporządkowanym, przewidywalnym środowisku.
System wymusza również konsekwentne przestrzeganie procedur — dokument nie przejdzie dalej, jeśli brakuje danych lub akceptacji na właściwym etapie. Dzięki temu proces staje się odporny na błędy ludzkie i nieformalną komunikację.
Ręczna alokacja zamówień i kontrola danych
W sytuacjach, w których użytkownik nie akceptuje propozycji AI dotyczącej powiązanego zamówienia — na przykład gdy faktura dotyczy wyjątkowego, niestandardowego zakupu — system oferuje intuicyjny ekran alokacji. Prezentuje on pełną listę zamówień przypisanych do danego kontrahenta, wraz z ich wartościami, historią alokacji oraz szczegółami pozycji. Użytkownik może ręcznie wskazać właściwe zamówienie, przypisać do niego odpowiednią wartość z faktury, a w razie potrzeby skorygować ją tak, aby odzwierciedlała rzeczywisty podział kosztów.
System pilnuje również kompletności danych. Zanim dokument przejdzie do kolejnego etapu, wszystkie pola obowiązkowe muszą zostać uzupełnione — zarówno te dotyczące zamówienia, jak i MPK, kategorii kosztu czy projektu. Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko błędów księgowych, niekompletnych dekretacji czy nieprawidłowego przypisania wydatku do budżetu. Mechanizm ten działa jak wbudowana kontrola jakości, która chroni proces przed nieścisłościami i zapewnia, że każdy dokument trafia dalej w pełni przygotowany do akceptacji formalnej i finansowej.
Kontrola budżetu i automatyczne przejścia decyzyjne
W procesie akceptacji formalnej użytkownik otrzymuje dostęp do tabeli budżetowej, która stanowi centralny punkt kontroli finansowej nad projektem. Tabela prezentuje pełny obraz kondycji budżetu, obejmujący zarówno środki zaplanowane, jak i już wykorzystane. Użytkownik widzi:
- całkowity budżet projektu, rozbity na miesiące, kwartały i rok,
- zaalokowane środki, czyli wartości wynikające z wcześniej zatwierdzonych faktur i zamówień,
- bieżące wydatki, które wpływają na aktualny poziom wykorzystania budżetu,
- procent zużycia, pozwalający ocenić, czy projekt mieści się w założeniach finansowych,
- sygnalizację przekroczeń, która natychmiast informuje o ryzyku nadmiernych kosztów — zarówno wizualnie (kolor czerwony), jak i poprzez powiadomienia w aplikacji oraz e-mail.
Dzięki temu osoba akceptująca nie musi ręcznie analizować arkuszy kalkulacyjnych ani konsultować się z działem finansowym. Wszystkie kluczowe informacje są dostępne w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym.
System wspiera również warunkowe przejścia decyzyjne, które automatyzują politykę finansową organizacji. Przykładowo faktury o wartości powyżej 20 000 zł automatycznie kierowane są do dyrektora finansowego, natomiast dokumenty poniżej tej kwoty przechodzą bezpośrednio do archiwum, jeśli nie wymagają dodatkowej kontroli. Takie mechanizmy pozwalają na konsekwentne egzekwowanie zasad finansowych, eliminują ryzyko pomyłek i skracają czas potrzebny na obsługę dokumentów.
Chatbot AI jako narzędzie analityczne
Agent AI pełni również funkcję interaktywnego chatbota, który umożliwia natychmiastowy dostęp do danych zgromadzonych w systemie. Zamiast przeszukiwać listy dokumentów, filtrować zestawienia czy tworzyć raporty, użytkownik może po prostu zadać pytanie (w formie naturalnej, zrozumiałej dla człowieka). Chatbot analizuje treść zapytania i generuje odpowiedź na podstawie danych historycznych oraz bieżących informacji.
Możliwości są szerokie: użytkownik może zapytać o liczbę faktur od konkretnego kontrahenta, ich łączną wartość, numery dokumentów, zestawienia z określonego okresu, a nawet o szczegółowe podsumowania dotyczące wybranych projektów czy kategorii kosztów. Odpowiedzi są prezentowane w sposób czytelny, często z dodatkowymi objaśnieniami lub kontekstem, który ułatwia interpretację danych.
Takie narzędzie znacząco skraca czas potrzebny na analizę informacji, szczególnie w działach finansowych i controllingu, gdzie szybki dostęp do danych jest kluczowy dla podejmowania decyzji. Chatbot eliminuje konieczność tworzenia ad hoc raportów, odciąża pracowników i pozwala skupić się na interpretacji danych, a nie na ich wyszukiwaniu. W praktyce staje się inteligentnym asystentem, który wspiera codzienną pracę i zwiększa efektywność całego procesu.
Korzyści biznesowe wynikające z automatyzacji
Wdrożenie nowoczesnego systemu obiegu dokumentów zintegrowanego z KSeF i agentami AI pozwala organizacjom radykalnie usprawnić procesy finansowe. Automatyzacja kodyfikacji, akceptacji i kontroli budżetowej skraca czas obsługi faktur z dni do minut, a jednocześnie eliminuje typowy dla tradycyjnych procesów chaos dokumentacyjny. Każdy dokument trafia do właściwej osoby, posiada pełną historię operacji, a system pilnuje kompletności danych, dzięki czemu ryzyko błędów księgowych spada niemal do zera.
Automatyzacja wpływa również na jakość pracy zespołów — pracownicy nie muszą ręcznie wyszukiwać zamówień, przepisywać danych z faktur, monitorować budżetów czy pilnować ścieżek akceptacji. System wykonuje te czynności za nich, pozwalając skupić się na analizie, kontroli i podejmowaniu decyzji, a nie na powtarzalnych zadaniach operacyjnych. W efekcie organizacja zyskuje większą przejrzystość, lepszą kontrolę nad kosztami i realne oszczędności czasu oraz zasobów.
Rozwiązaniem, które łączy wszystkie te elementy w spójną, praktyczną całość jest program workflow Hogart SM+. Aplikacja zaprojektowana została z myślą o potrzebach firm pracujących z dużą liczbą faktur, zamówień i dokumentów kosztowych. Workflow Hogart SM+ nie tylko integruje się z KSeF, ale również wykorzystuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji, robotyzacji i inteligentnej kodyfikacji, aby przeprowadzić dokument przez cały proces — od importu, przez opis, akceptacje, kontrolę budżetu, aż po archiwizację.
Dzięki temu firmy otrzymują narzędzie, które nie jest jedynie systemem obiegu dokumentów, ale kompletną platformą operacyjną, zdolną realnie odciążyć księgowość, controlling i działy operacyjne. Workflow Hogart SM+ staje się naturalnym przedłużeniem procesów finansowych.