Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, już od 1 lipca 2024 r. korzystanie z sytemu KSeF oraz e-faktur uzyska status obligatoryjnego. Niespełna miesiąc temu Sejm przyjął ustawę wprowadzającą w życie obowiązkowy KSeF. Okazuje się jednak, iż nowelizacja zawiera poważne błędy. Z tego względu została ona odrzucona przez Senat w całości. Co dalej z obligatoryjnym KSeF?
KSeF i e-faktura – informacje podstawowe
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to innowacyjna platforma teleinformatyczna służąca między innymi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jak również:
- Nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, jak również do informowania o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzania,
- Wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywania analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowania o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Możliwość korzystania z KSeF warunkuje ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)
Możliwość – a już wkrótce konieczność – korzystania z systemu KSeF dotyczy:
- Przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
- Przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Z kolei faktura ustrukturyzowana to rodzaj tożsamego dokumentu w postaci elektronicznej, który został wystawiony za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym mu numerem identyfikującym w KSeF. Z racji na fakt, iż faktury ustrukturyzowane stanowią szczególny typ faktur elektronicznych, toteż mają do nich zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych, z zastrzeżeniem odmienności uwzględniających postać ustrukturyzowaną.
Jak korzystać z e-faktury?
Korzystanie z e-faktur wymaga wypełnienia dwóch warunków. W pierwszej kolejności podatnik zobowiązany jest do uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF. Niemniej zgoda odnosząca się wyłącznie do stosowania faktury elektronicznej nie jest wystarczająca. Konieczna jest bowiem oddzielna zgoda dla faktury ustrukturyzowanej. Brak takowej równoznaczny jest z faktem, iż dokument zostanie przesyłany bezpośrednio przez sprzedawcę, nie zaś platformę KSeF. Drugim z warunków jest uzyskanie uprawnień do użytkowania KSeF.
Za dzień wystawienia uznaje się dzień przesłania dokumentu do systemu KSeF. Datę jej otrzymania stanowi natomiast dzień, w którym fakturze przydzielony został numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Sama faktura jest wystawiana elektronicznie wg wzoru udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Nie jest możliwe ani anulowanie, ani też odesłanie e-faktury, jak również wystawienie duplikatu, faktury pro forma bądź też FV RR. Noty korygujące stosowane są zgodnie z zasadami ogólnymi, niemniej nie są one dostępne w systemie KSeF.
Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych to spora wygoda dla podatnika, bowiem rozwiązanie eliminuje konieczność przechowywania i archiwizowania faktur (chyba, że okres przedawnienia zobowiązania podatkowego > 10 lat przez który faktury strukturyzowane przechowuje KSeF), jak również obowiązek udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA). Dodatkowo e-faktura gwarantuje autentyczności pochodzenia i integralności zawartych na niej treści.
Poza powyższymi korzyściami wynikającymi ze stosowania system KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych, przedsiębiorcy, którzy decydują się na wcześniej wdrożenie platformy mogą liczyć na możliwość szybszego otrzymania zwrotu podatku VAT. Aby było to możliwe należy spełnić (łącznie) następujące warunki:
- Podatnik wystawia wyłącznie faktury ustrukturyzowane w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub – w przypadku faktur uproszczonych – sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
- Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście podatników.
- Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.
Senat odrzuca ustawę o KSeF w całości
Wraz z końcem ubiegłego miesiąca (czerwiec 2023 r.) Sejm przyjął ustawę umożliwiającą wejście w życie systemu KSeF w postaci obligatoryjnej. Ponadto w treści nadmienionego dokumentu znalazł się zapis zakładający między innymi przesunięcie wejścia w życie obligatoryjnego KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r,. jak również wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (obligatoryjny KSeF od 1 stycznia 2025 r.). Dodatkowo ustawa przewiduje, iż w przypadku awarii po stronie podatnika możliwe będzie wystawienia faktury w trybie offline poza KSeF i dostarczenie nadmienionego dokumentu do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline, natomiast w okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
Niemniej w trakcie prac nad ustawą o KSeF zauważone zostały liczne błędy. Senackie biuro legislacyjne zwróciło uwagę na fakt, iż dokument w postaci faktury VAT powinien zostać ogłoszony za pomocą wpisu w rozporządzeniu Ministra Finansów. Tymczasem, zgodnie z treścią ustawy, wzór ustrukturyzowanej faktury (odpowiedniej dla systemu KSeF) zostanie opublikowany w dowolnym miejscu w globalnej sieci. Co więcej, wspomniany zapis odnosi się także do innych dokumentów odgrywających znaczącą rolę w systemie KSeF. Zdaniem Senatu takie działanie stanowi naruszenie konstytucyjnych zasad dobrego prawodawstwa. Wśród innych kwestii budzących wątpliwości senatorów znalazł się również nowy art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT odnoszący się do wystawiania faktur dla podmiotów niebędącymi czynnymi podatnikami. Zgodnie z jego treścią podatnicy zwolnieni z VAT, występujący jako nabywcy, będą mogli dobrowolnie zrezygnować z użytkowania systemu KSeF.
Poruszona została także kwestia konieczności oznaczania wybranych e-faktur przy użyciu kodu QR. Takie działanie ma na celu umożliwienia weryfikacji autentyczności e-faktury i ma odnosić się do faktur udostępnianych nabywcom, którzy nie podlegają obowiązkowi korzystania z KSeF oraz faktur wystawianych bez pośrednictwa systemu KSeF (np. wizualizacja PDF). Wątpliwości budzi także zakres informacji zawartych w kodzie QR (w odniesieniu do faktur wysyłanych do KSeF, a także dokumentów wystawionych w trybie off-line). Sam zapis zakłada zapewnienie dostępu do e-faktury podatnikom, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Nabywca może jednak zwolnić sprzedawcę z obowiązku oznaczania faktury kodem QR. Nie określono jednak formy nadmienionego zwolnienia.
Brak ulg na wydatki związane z wdrożeniem KSeF
Niestety, zaproponowana przez komisję sejmową poprawka, zgodnie z którą wydatki poniesione w związku z koniecznością wdrożenia systemu KSeF (np. na odpowiednie programy finansowo – księgowe umożliwiające korzystanie z platformy) byłyby rozpatrywane na tej samej zasadzie, co wydatki na badania i rozwój, nie została ostatecznie uchwalona. Oznacza to, iż koszt zakupu odpowiednich aplikacji, jak również ich wdrożenia, leżeć będzie wyłącznie po stronie przedsiębiorców.
Poruszono również kwestię nakładania kar. Aktualnie w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie wyśle do systemu faktury w wyznaczonym terminie, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na niego w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Przedstawicielka
Krajowej Izba Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji, postulowała, iż nałożenie kary powinno pozostać w gestii samego Naczelnika, który zadecyduje o nałożeniu bądź zaniechaniu nałożenia sankcji. Kwestię wyjaśnił Paweł Selera, dyrektor departamentu VAT w Ministerstwie Finansów tłumacząc, iż przepisy mówią nie o karze w wysokości 100 proc., a „do” 100 proc. Dodatkowo tyczą się one bezpośrednio dyrektyw miarkowania kar ujętych w kodeksie postępowania administracyjnego.
Z uwagi na liczne niedociągnięcia oraz pomyłki, senacka Komisja Finansów Publicznych i Budżetu zarekomendowała Senatowi odrzucenie ustawy w całości, na co ten przystał. Jednak, wbrew pozorom, taka decyzja Senatorów nie jest jednoznaczna z faktem, iż ustawa nie ujrzy światła dziennego. Po jej odrzuceniu nowelizacja ponownie wróci do Sejmu, a ten może po raz drugi uchwalić ją bez wprowadzania wskazanych przez Senat zmian. Kolejne posiedzenie Sejmu odbędzie się już za 8 dni (28 lipca 2023 r.). Najpewniej to właśnie wtedy rozpatrzone zostanie senackie weto do ustawy wdrażającej obligatoryjny KSeF.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Mimo, iż prace nad wdrożeniem systemu KSeF w postaci obligatoryjnej wciąż trwają, nic nie wskazuje na to, aby termin jej wdrożenia został ponownie przesunięty. Najprawdopodobniej wejdzie więc ona w życie zgodnie z terminem zapowiedzianym przez Ministerstwo Finansów, tj. 1 lipca 2024 r. dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT oraz 1 stycznia 2025 r. dla przedsiębiorców zwolnieniowych z podatku VAT.