Ostatnie lata to czas sporych zmian w akcyzie. 13 lutego 2023 roku weszły w życie nowe obowiązki dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą, a już od przyszłego roku obowiązywać zacznie oblligatoryjne prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – kogo obejmie?
Ewidencja akcyzowa powstała z myślą o ewidencjonowania informacji na temat wyrobów akcyzowych oraz związanych z nimi zdarzeń gospodarczych, w tym głównie ustalaniu informacji odnośnie ilości, typu czy też miejsca magazynowania produktów akcyzowych. Opisywana dokumentacja nie odnosi się jednak wyłącznie do produktów, w przypadku których akcyza została pobrana. W praktyce obejmuje ona również produkty zwolnione z podatku akcyzowego oraz takie, co do których akcyza została zawieszona.
Prowadzenie ewidencji akcyzowej to obowiązek nałożony przez organ ustawodawczy na podmioty, które:
- Korzystają z energii elektrycznej wytworzonej samodzielnie za pomocą instalacji fotowoltaicznej;
- Został im nadany status podmiotu zużywającego, tzn. w ramach działalności korzystają z wyrobów zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie np. oleje smarowe (różnego rodzaju podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
- Posiadają status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- Posiadają status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
- Nabywają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- Prowadzą skład podatkowy;
- Posiadają status zarejestrowanego wysyłającego;
- Posiadają status podmiotu pośredniczącego.
Elektroniczne ewidencje akcyzowe – od kiedy obowiązkowe?
Obligatoryjne prowadzenie ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej wprowadzone zostało w oparciu o ustawę z 30.03.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 694). Pierwszy termin wprowadzenia opisywanego obowiązku ustalony został na 1.01.2022 r., jednak z uwagi na trudną sytuację epidemiologiczną spowodowaną pandemią Covid-19, uległ on przesunięciu na dzień 1.01.2023 r. (na podstawie ustawy z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2313).
Wraz z końcem roku 2022, na stronie Ministerstwa Finansów ukazał się komunikat informujący o ponownym przełożeniu daty wejścia w życie e-ewidencji. Zgodnie z zamieszczoną treścią: Ministerstwo Finansów informuje, że 1 grudnia 2022 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2707), w której przesuwa się wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wyłącznie w postaci elektronicznej na 1 lutego 2024 roku. Do tego czasu ewidencje i inne dokumentacje będą mogły być prowadzone nadal na dotychczasowych zasadach (w tym w postaci papierowej).
Prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej – wymogi dla aplikacji
Prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej możliwe jest wyłącznie za pomocą programu spełniającego wymogi zawarte w § 7 Rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią, sposób prowadzenia ewidencji akcyzowej musi odpowiadać pisemnej instrukcji obsługi programu komputerowego służącego do prowadzenia w/w dokumentacji w taki sposób, aby program:
- Umożliwiał wgląd w treść dokonywanych wpisów;
- Zapewniał ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- Umożliwiał dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz datę jej dokonania;
- Umożliwiał wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
- wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
- raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
- Uniemożliwiał usuwanie wpisów.
Dodatkowo przedsiębiorcy zobowiązni są do przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub też w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Z kolei przedsiębiorcy aktualnie korzystający z ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej, powinni na bieżąco weryfikować zgodność używanej aplikacji z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Począwszy od lutego 2024 zaniechanie obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej będzie traktowane jako wykroczenie skarbowe popełnione przez osoby odpowiedzialne za prawidłowość rozliczeń podatkowych u danego podatnika. W praktyce oznacza to możliwość nałożenia na podatnika kary finansowej.
Program do tworzenia e-ewidencji – jaki wybrać?
Podatnicy przechodzący z ewidencji w formie papierowej, na formę elektroniczną powinni dokonać zmiany w sposób płynny, a zatem umożliwiający zachowanie zdarzeń księgowych w sposób przy zachowaniu ich logicznego ciągu. Między innymi z tego względu warto dokładnie rozważyć wybór programu finansowo – księgowego służącego do prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej.
Nasz program do prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej wyposażony jest we własną bazę danych (korzysta z danych zgromadzonych na serwerach klienta) i umożliwia pełną kontrolę nad procesem i jego maksymalną automatyzację. Program nie wymaga dostępu do internetu, co w praktyce oznacza możliwość użytkowania z dowolnego miejsca.
Wprowadzanie danych może odbywać się na jeden z dwóch sposobów. Informacje mogą zostać wpisane ręcznie lub też za pomocą automatycznego importu danych. W przypadku wprowadzania ręcznego dane zostają opatrzone podpisem użytkownika odpowiedzialnego za ich umieszczenie. Aplikacja umożliwia również określenie ról z możliwością wykonywania jedynie z góry określonych czynności. Po wprowadzeniu danych zostają one zapisane w ogólnej bazie z możliwością ponownego odtworzenia, dzięki czemu nie istnieje ryzyko ich ewentualnej utraty (np. w momencie awarii systemu). Program może pracować na platformie MS Windows.
Funkcje opisywanego narzędzia to m.in.:
- Przejrzysty i czytelny panel użytkownika,
- Archiwum wprowadzonych danych,
- Obsługa wielu prowadzonych podmiotów (np. wybranej ilości spółek etc.),
- Możliwość wykonania raportów, wydruków, zrzutów do Ms’Excel,
- Możliwość filtrowania, sortowania, grupowania danych,
- Automatyczna numeracja wprowadzonych rekordów,
- Możliwość jednoczesnej obsługi dowolnej liczby użytkowników,
- Panel wyszukiwania informacji np. wg dat, słów kluczowych, numerów etc.,
- Słownik kodów CN,
- Dokumentacja czynności w zakresie produkcji (wina, piwa).
Aplikacja współpracuje z następującymi programami ERP: SAP, SunSystems, JD Edwards, Infor SyteLine, Oracle, CDN XL, Exact Globe, iSCALA, Microsoft Dynamics, Simple, SoftLab, Teta, IFS, Baan, Asseco WAPRO Mag, Streamsoft Prestiż, Comarch Optima. Program dostępny jest w dwóch wersjach językowych: polskiej oraz angielskiej.
Nowe obowiązki dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą
13 lutego 2023 roku weszły w życie przepisy o podatku akcyzowym implementujące postanowienia dyrektywy Rady (UE) 2020/262 z 19 grudnia 2019 r. ustanawiającej ogólne zasady dotyczące podatku akcyzowego (przekształcenie). W myśl nadmienionych przepisów, od dnia 13 lutego 2023 roku przemieszczanie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych objętych zharmonizowaną akcyzą dopuszczonych do konsumpcji na terytorium Unii Europejskiej (co do zasady z zapłaconą akcyzą) będzie przebiegać z wykorzystaniem Systemu EMCS, na podstawie elektronicznych uproszczonych dokumentów towarzyszących e-SAD. Tym samym przedsiębiorcy aktualnie nabywający wewnątrzwspólnotowo lub dostarczający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą, z wykorzystaniem papierowego uproszczonego dokumentu towarzyszącego (dokumentu UDT) zostaną zobligowani do posiadania odpowiednio numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy albo numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Od 2 stycznia 2023 roku przedsiębiorcy mogą składać wnioski (za pomocą portalu PUESC) o uzyskanie:
- numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy,
- numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Istnieje również możliwość uzyskania numeru akcyzowego na potrzeby jednorazowego nabycia wewnątrzwspólnotowego lub jednorazowej dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ważność numeru akcyzowego nadanego na potrzeby jednorazowego nabycia lub dostawy wewnątrzwspólnotowej będzie wynosić będzie 3 miesiące. Numery akcyzowe nadane od 2 stycznia do 12 lutego 2023 roku będą ważne od 13 lutego 2023 roku.
Zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych od lutego 2024 r.
Zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych określone zostały w Rozporządzeniu MFFiPR z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021, poz. 1150).
W § 2 ust. 2 Rozporządzenia zawarty został zapis informujący, że dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. Tym samym przedsiębiorcy prowadzący działalność w więcej, niż jednej lokalizacji zobowiązani są do powiązania dokumentacji zarówno z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, jak i z miejscem jej prowadzenia (tj. każda lokalizacja musi posiadać dedykowaną jej dokumentację).
W § 2 ust. 3 Rozporządzenia opisuje porządek zamieszania wpisów. Zgodnie z jego treścią, wpisów do dokumentacji należy dokonywać w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego (dotychczas podmioty zobowiązane były do dokonywania wpisów niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, nie później, niż w kolejnym dniu roboczym, bez konieczności zachowania porządku chronologicznego).
W § 7 Rozporządzenia ustawodawca zawarł szczegółowe wymogi stawiane aplikacjom powstałym w celu wypełniania ewidencji akcyzowych (wymienione we wcześniejszych akapitach). Należy jednak dodać, że tworzenie samej ewidencji akcyzowej nie musi być ograniczone do wykorzystania wyłącznie jednego programu.