Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur – obowiązkowy KSeF przesunięty o pół roku
03 lutego 2023 r. Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat informujący o przeprowadzeniu konsultacji publicznych projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczenia. W wyniku rozmów z rynkiem MF podjęło decyzję o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. To tylko jedna z licznych zmian, jakie czekają przedsiębiorców w 2024 r.
W dniu 31 tycznia 2023 r. podczas spotkania z cyklu Dialog z Biznesem, MF zaprezentowało korekty projektu KSeF będące wynikiem wcześniejszych rozmów. Jedną z najistotniejszych zmian jest przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. oraz wyłączenie z KSeF faktur konsumenckich. Proponowane przez ustawodawcę zmiany zostały opracowane przy uwzględnieniu postulatów organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury.
KSeF – informacje podstawowe
KSeF – czyli Krajowy System e-Faktur – to rozwiązanie określane także mianem Centralnego Rejestru Faktur (CRF) bądź też Centralnej Bazy Faktur. Podstawą wejścia w życie opisywanego rozwiązania jest ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Platforma stanowi jeden z elementów pakietu SLIM VAT 2. KSeF został zaprojektowany oraz stworzony z myślą o wystawianiu oraz udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych (które funkcjonują na równi z fakturami tradycyjnymi tj. papierowymi oraz fakturami elektronicznymi).
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Choć KSeF jest aktualnie narzędziem o charakterze fakultatywnym, to jednak docelowo ma stać się ono rozwiązaniem obligatoryjnym. Z tego też względu jego wprowadzenie zostało podzielone na następujące etapy:
- I etap – od października do grudnia 2021 roku. W tym czasie miał miejsce pilotaż z udziałem podatników. Z uwagi na konieczność dostosowania systemów informatycznych, przedsiębiorcy w dalszym ciągu mają możliwość korzystania z udostępnionego środowiska testowego KSeF.
- II etap – od 1 stycznia 2022 roku. Wraz z początkiem 2022 roku, Krajowy System e-Faktur zaczął funkcjonować na zasadzie rozwiązania dobrowolnego. Tym samym począwszy od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą – lecz nie muszą – wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
- III etap – planowany na 1 lipca 2024 roku/1 stycznia 2025 r. – w następstwie decyzji podjętej przez Radę Unii Europejskiej odnośnie obligatoryjnego stosowania fakturowania elektronicznego w Polsce. Obligatoryjny KSeF miał zostać wprowadzony od 1 stycznia 2024 r. Niemniej po przeprowadzeniu konsultacji publicznych, MF podjęło decyzję o przesunięciu tego terminu o pół roku. Zgodnie z najnowszymi planami, obligatoryjny KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. Wyjątkiem są podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT. W ich przypadku data obligatoryjnego użytkowania systemu została ustalona na 1 stycznia 2025 r.
Zmiany w KSeF
Poza przesunięciem terminu wejścia w życie opisywanej platformy, Ministerstwo Finansów planuje także wprowadzenie innych, istotnych zmian w zakresie działania systemu KSeF (finalny obraz projektu zmian ma zostać przedstawiony ok. lutego/marca br.). Planowane jest między innymi usunięciem z KSeF faktur dokumentujących transakcje zawierane na linii biznes – konsument. W takim przypadku obowiązek użytkowania platformy KSeF dotyczyłby wyłącznie transakcji zawieranych między przedsiębiorcami. Jak podaje MF na oficjalnej stronie, planowane zmiany obejmą m.in.
- Faktury konsumenckie (B2C) – nie będą one objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Dodatkowo ustawodawca zapowiada zmiany w samym schemacie e-faktury. Przypominamy, że aktualnie każda faktura ustrukturyzowana zawiera zarówno danej dane podstawowe (obecne na fv w postaci papierowej), jak informacje dotyczące m.in.:
- Jej rodzaju (np. faktura zwykła, korekta, zaliczka, faktura rozliczająca zaliczkę, faktura uproszczona),
- Rachunku bankowego,
- Oznaczenia GTU, oznaczenia procedury,
- Warunków transakcji – m.in. numer i data zamówienia, numer umowy, warunki dostawy (Incoterms), kurs umowny i waluta umowna, kod waluty,
- Wartości akcyzy w cenie,
- Transportu – m.in. rodzaj transportu, dane przewoźnika, opis ładunku, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transportu,
- Płatności – m.in. informacja, czy dana płatność została uiszczona, data i forma płatności, numer rachunku bankowego, dane faktora, warunki skonta.
Zmiany nie obejmą natomiast kwestio obligatoryjnego korzystania z KSeF podmiotów, które wskazują Polskę jako stałe miejsce prowadzenia działalności, a także przyjęcia jako datę wystawienia, datę przesłania faktury na platformę KSeF.
Faktury w trybie offline poza KSeF
Istotne obawy podatników budziła kwestia wystąpienia ewentualnych awarii technicznych oraz konsekwencji stanowiących następstwo w/w problemów. W odpowiedzi na zgłoszone kwestie, MF zapowiedziało wprowadzenie rozwiązania, które umożliwiłoby podatnikom późniejsze dosłanie faktury w razie nastąpienia awarii systemu księgowego bądź niemożności połączenia się z platformą KSeF. W takim przypadku przedsiębiorcy otrzymaliby możliwość wystawienia fv w trybie offline (warunkiem dostarczenia nadmienionej faktury w ciągu 24 godzin). Wówczas data wystawienia dokumentu zaczerpnięta zostałaby z pola P_1 (prawdopodobnie rozwiązanie będzie posiadać osobne API).
Przedłużenie terminu wejścia w życie KSeF, a wdrożenie programów księgowych
Mimo ponownego odroczenia terminu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, nie należy zwlekać z wdrożeniem programów księgowych umożliwiających obsługę platformy MF. Jak zauważa dr Andrzej Pałys z Uniwersytetu Warszawskiego – Bezwarunkowe odroczenie daty obowiązkowości KSeF może doprowadzić do obniżenia priorytetu tego zadania (czy nawet wiary w kolejne odroczenia). Tym samym czasu na realizację wdrożenia będzie tyle samo, a w skrajnych przypadkach nawet mniej. To wielka odpowiedzialność Ministerstwa Finansów, aby przeciwdziałać takim scenariuszom poprzez mądrą politykę informacyjną, transparentną komunikację i poszukiwanie dodatkowych zachęt dla podatników do wcześniejszego dołączania do systemu.
Biorąc pod uwagę nadmienione fakty, najkorzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, jest jak najszybsze wdrożenie narzędzi księgowych stworzonych z myślą o obsłudze platformy KSeF. Warto przy tym dodać, że firmy korzystające z KSeF mogą liczyć na szereg korzyści, w tym m.in. możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w ciągu 40 dni.